مرور کلی

در سامانه مالی‌یار ثبت صورتحساب شامل تکمیل اطلاعات فروشنده، خریدار، کالا/خدمت و روش تسویه است. سامانه سه نوع صورتحساب پشتیبانی می‌کند که در ادامه توضیح داده شده است.

صورتحساب نوع اول

ابتدا تاریخ و زمان صدور، تاریخ ایجاد و فصل تعیین می‌شود. سپس کد سیستم حسابداری و الگوی صورتحساب انتخاب می‌گردد. روش تسویه (مثلاً نقدی) مشخص شده و در صورت وجود، اطلاعات اختیاری مانند شماره قرارداد، کد گمرک یا پروانه گمرکی ثبت می‌شود.
در بخش خریدار، وارد کردن نام شرکت، کد اقتصادی و شناسه ملی الزامی است. سایر فیلدها مانند موبایل، آدرس و کدپستی اختیاری‌اند.
با افزودن اقلام، کاربر تعداد، قیمت واحد، تخفیف و شناسه کالا/خدمت را وارد می‌کند. سامانه به‌طور خودکار مالیات، عوارض و جمع نهایی را محاسبه می‌کند.

صورتحساب نوع دوم

معمولاً رسیدهای صادرشده از کارتخوان یا درگاه پرداخت هستند. تاریخ و زمان صدور، الگوی صورتحساب و روش تسویه (مثلاً نقدی) ثبت می‌شود.
در این نوع صورتحساب، اطلاعات خریدار الزامی نیست. اقلام شامل شناسه کالا/خدمت، تعداد، مبلغ واحد و تخفیف (در صورت وجود) هستند.
سیستم خودکار جمع مبالغ قبل و بعد از تخفیف، مالیات و سایر وجوه قانونی را محاسبه کرده و جمع کل صورتحساب نمایش داده می‌شود.

صورتحساب نوع سوم

مربوط به رسیدهای پایانه‌های فروشگاهی (POS) یا درگاه‌های پرداخت الکترونیکی است. در این حالت اطلاعات کلی صورتحساب (تاریخ، زمان، فصل، الگو) ثبت می‌شود. اطلاعات خریدار وارد نمی‌گردد و تمرکز روی جزئیات پرداخت است: روش پرداخت (چک، کارت، …)، شماره سوئیچ، شماره پذیرنده، شماره پایانه، شماره پیگیری، شماره کارت و مبلغ پرداخت.
پس از ثبت این موارد، سیستم مبلغ صورتحساب را با پرداخت تطبیق داده و امکان ثبت نهایی فراهم می‌شود.

جست‌وجوی پیشرفته و سوابق صورتحساب

در بخش جست‌وجوی پیشرفته، با استفاده از فیلترهای تاریخ، نوع صورتحساب، نام خریدار، وضعیت ارسال و … می‌توانید نتایج را محدود کنید.
در لیست صورتحساب‌های ثبت‌شده، اطلاعاتی مثل شماره فاکتور، نوع و الگو، شناسه اختصاصی، نام خریدار، وضعیت تسویه، تاریخ صدور و ایجاد، مبلغ کل، وضعیت ارسال و قرارگیری در کارپوشه نمایش داده می‌شود.
این بخش برای پیگیری دقیق و مدیریت سوابق مالی بسیار کاربردی است.