5 خطای پرتکرار در شناسه کالا و خدمت
+ روش اصلاح سریع آن‌ها (نسخه جدید 1404)
شناسه کالا و خدمت یکی از مهم‌ترین اجزای صورتحساب الکترونیکی است و کوچک‌ترین اشتباه در آن باعث رد فاکتور در سامانه مودیان می‌شود.
بررسی‌های مالی‌یار نشان می‌دهد بیش از 35٪ خطاهای ارسال فاکتور مربوط به شناسه کالا و خدمت است؛ خطاهایی که اغلب ساده اما وقت‌گیر هستند.
در این مقاله، 5 خطای پرتکرار را بررسی می‌کنیم و برای هرکدام، روش اصلاح سریع ارائه می‌دهیم.
1. استفاده از شناسه اشتباه یا نامعتبر
از رایج‌ترین مشکلات زمانی رخ می‌دهد که شناسه کالا:
-
متعلق به کالای دیگر باشد
-
قبلاً منقضی شده باشد
-
در سامانه جامع تجارت ثبت نشده باشد
-
یا با دسته‌بندی کالا هم‌خوانی نداشته باشد
🔹 علائم این خطا:
خطاهای مربوط به «شناسه نامعتبر»، «عدم تطابق کالا»، یا «شناسه یافت نشد».
🔹 روش اصلاح سریع:
• از شناسه‌های موجود در سامانه جامع تجارت یا سرویس‌های معتبر استفاده کنید
• شناسه را در مالی‌یار از لیست رسمی انتخاب کنید نه به‌صورت دستی
• شناسه‌های قدیمی را به‌روزرسانی کنید
🔹 در مالی‌یار:
سیستم به‌صورت خودکار، شناسه کالا را با استانداردهای جدید چک می‌کند و اگر نامعتبر باشد، قبل از ارسال به کاربر اخطار می‌دهد.
2. انتخاب اشتباه «نوع کالا یا خدمت»
بسیاری از کاربران شناسه کالا را برای خدمت و بالعکس وارد می‌کنند.
این موضوع مخصوصاً برای شرکت‌های خدماتی یا بازرگانی رایج است.
🔹 علت:
شباهت برخی کدها، یا عدم آگاهی از دسته‌بندی جدید سامانه.
🔹 روش اصلاح سریع:
• برای خدمات، باید از شناسه‌های مخصوص خدمت استفاده شود
• در کالا، دسته‌ی اصلی باید با شناسه هم‌خوانی داشته باشد
• از جستجوی دسته‌بندی داخل نرم‌افزار استفاده کنید
🔹 در مالی‌یار:
قبل از ارسال، سیستم نوع کالا/خدمت را بررسی کرده و در صورت مغایرت پیام اصلاحی می‌دهد.
3. استفاده از شناسه کالا برای محصولاتی که شناسه ندارند
بعضی کالاها هنوز در سامانه جامع تجارت شناسه رسمی ندارند (مثلاً کالاهای دست‌ساز، سفارشی و برخی خدمات ترکیبی).
کاربران به‌اشتباه یک شناسه نامرتبط انتخاب می‌کنند تا فاکتور ارسال شود.
🔹 نتیجه:
-
رد شدن فاکتور
-
ایجاد مغایرت در دارایی
-
ریسک جریمه در بازبینی مالیاتی
🔹 روش اصلاح سریع:
• در صورت نبود شناسه رسمی، باید از شناسه کالای عمومی یا شناسه خدمت عمومی استفاده شود
• اطلاعات را با دسته‌بندی هم‌خانواده انتخاب کنید
🔹 در مالی‌یار:
شناسه‌های عمومی بر اساس نوع فعالیت شرکت پیشنهاد داده می‌شود تا کاربر بهترین گزینه را انتخاب کند.
4. درج شناسه کالا با تعداد/واحد اشتباه
گاهی شناسه کالا درست است، اما واحد اندازه‌گیری یا نوع بسته‌بندی با شناسه هم‌خوانی ندارد.
مثلاً شناسه مخصوص «کارتن 10 عددی» است ولی فاکتور با «عدد» ثبت شده است.
🔹 علت:
عدم توجه به جزئیات شناسه و واحد کالایی.
🔹 روش اصلاح سریع:
• واحد کالا را با واحد تعریف‌شده در سامانه جامع تجارت تطبیق دهید
• در صورت اختلاف، از شناسه مناسب با واحد موجود استفاده کنید
🔹 در مالی‌یار:
سیستم واحد کالا را با شناسه مقایسه کرده و اگر ناهماهنگ باشد، اجازه ارسال نمی‌دهد و خطا را دقیق نمایش می‌دهد.
5. شناسه تکراری برای کالاهای مختلف (Mapping اشتباه)
در مجموعه‌هایی که کالاهای زیادی دارند، معمولاً یک شناسه برای چندین کالا اشتباهاً تکرار می‌شود.
🔹 نتیجه:
-
رد گروهی فاکتورها
-
خطای ساختاری در سامانه مودیان
-
مغایرت در گزارش فصلی و ارزش افزوده
🔹 روش اصلاح سریع:
• برای هر کالا یک شناسه منحصر‌به‌فرد ثبت کنید
• دسته‌بندی کالاها را بررسی و اصلاح کنید
• در شرکت‌های بزرگ، یکبار «پاکسازی شناسه‌ها» انجام دهید
🔹 در مالی‌یار:
هنگام ثبت یا ویرایش کالا، سیستم بررسی می‌کند که شناسه از قبل برای کالای دیگری استفاده نشده باشد.
جمع‌بندی
شناسه کالا و خدمت، یکی از بخش‌های حساس ارسال فاکتور الکترونیکی است و خطاهای آن مستقیماً باعث رد فاکتور، مغایرت مالیاتی و اتلاف زمان حسابداران می‌شود.
نرم‌افزاری مثل مالی‌یار این فرآیند را به‌صورت هوشمند و خودکار کنترل می‌کند و با اعتبارسنجی شناسه‌ها قبل از ارسال، احتمال خطا را تقریباً صفر می‌کند.
