راهنمای کامل صدور صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان؛ بررسی دستورالعمل نسخه 7.9

صدور صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان فقط به واردکردن مشخصات خریدار، کالا و مبلغ فروش محدود نمی‌شود. نوع صورتحساب، الگوی انتخاب‌شده، تاریخ صدور، اطلاعات خریدار، روش تسویه، شناسه کالا یا خدمت و نحوه اصلاح یا ابطال فاکتور همگی باید مطابق قواعد اعلام‌شده از سوی سازمان امور مالیاتی ثبت شوند.

نسخه 7.9 دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی در تیرماه 1405 منتشر شده و هدف آن ایجاد وحدت رویه، کاهش خطا و مشخص‌کردن قالب‌ها، الزامات و چارچوب فنی صورتحساب‌های ثبت‌شده در سامانه مودیان است. این دستورالعمل برای مودیان مشمول قانون پایانه‌های فروشگاهی و شرکت‌های معتمد ارائه‌کننده خدمات مالیاتی کاربرد دارد.

دانلود نسخه کامل دستورالعمل

فایل اصلی شامل 116 صفحه از قواعد، جداول، فیلدهای فنی، نمونه صورتحساب و ساختار JSON است.

دانلود دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی نسخه 7.9

مهم‌ترین تغییرات نسخه 7.9 چیست؟

نسخه 7.9 نسبت به نسخه قبلی فقط شامل اصلاحات نگارشی نیست و برخی از ساختارهای مهم صدور و ارسال صورتحساب را تغییر داده است.

از مهم‌ترین تغییرات این نسخه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• اضافه‌شدن فیلد «قاعده ارسال صورتحساب»

• اضافه‌شدن فیلدهای «یادداشت 1» و «یادداشت 2»

• تغییر عنوان «تاریخ و زمان ایجاد صورتحساب» به «تاریخ و زمان ثبت صورتحساب»

• تغییر عنوان «شماره قرارداد حق‌العمل‌کاری» به «شماره قرارداد معامله از طریق شخص ثالث»

• اصلاح وضعیت برخی اقلام اطلاعاتی در الگوهای صورتحساب

• اصلاح تعریف صورتحساب مرجع

• تغییر قواعد صورتحساب اصلاحی و برگشت از فروش

• اضافه‌شدن بخش صورتحساب‌های موضوع ماده 9

• اصلاح قواعد مربوط به روش تسویه

• اضافه‌شدن فیلدهای جدید به ساختار JSON صورتحساب

در جدول تغییرات سند، اضافه‌شدن فیلدهای insr، nti1 و nti2 و تغییر عنوان فیلدهای مربوط به تاریخ ثبت و قرارداد معامله از طریق شخص ثالث تصریح شده است.

انواع صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان

در دستورالعمل، صورتحساب‌ها از نظر نوع به سه گروه الکترونیکی و یک گروه غیرا‌لکترونیکی تقسیم می‌شوند.

صورتحساب الکترونیکی نوع اول

در صورتحساب نوع اول، اطلاعات کامل فروشنده و خریدار ثبت می‌شود. این اطلاعات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• نوع فروش و نوع خریدار

• تاریخ و زمان صدور

• شماره اقتصادی فروشنده و خریدار

• شناسه ملی یا شماره ملی

• مشخصات کالا یا خدمت

• مبلغ، تخفیف، مالیات و روش تسویه

پس از صدور، ثبت، اعتبارسنجی و پذیرش صورتحساب، فاکتور براساس شماره اقتصادی در کارپوشه خریدار قرار می‌گیرد. در صورت تأیید خریدار و رعایت سایر شرایط قانونی، مبلغ مالیات آن می‌تواند به‌عنوان اعتبار مالیاتی خریدار در نظر گرفته شود.

صورتحساب نوع اول معمولاً برای معاملات میان اشخاص و شرکت‌هایی استفاده می‌شود که ثبت هویت خریدار و برخورداری او از اعتبار مالیاتی اهمیت دارد.

صورتحساب الکترونیکی نوع دوم

در صورتحساب نوع دوم، اطلاعات فروشنده و کالا یا خدمت ثبت می‌شود؛ اما درج اطلاعات خریدار اختیاری است.

از آنجا که اطلاعات کامل خریدار در این نوع صورتحساب ثبت نمی‌شود، مالیات درج‌شده در آن برای خریدار به‌عنوان اعتبار مالیاتی قابل محاسبه نیست.

این نوع صورتحساب بیشتر در فروش‌هایی کاربرد دارد که خریدار نهایی نیازی به اعتبار مالیاتی ندارد.

صورتحساب الکترونیکی نوع سوم

صورتحساب نوع سوم همان رسید پرداخت صادرشده از دستگاه کارتخوان بانکی یا درگاه پرداختی است که مطابق مقررات، به‌عنوان پایانه فروشگاهی مودی پذیرفته شده باشد.

در این نوع صورتحساب معمولاً اطلاعاتی مانند موارد زیر وجود دارد:

• مبلغ پرداختی

• شماره سوئیچ

• شماره پذیرنده

• شماره پایانه

• شماره پیگیری

• تاریخ و زمان پرداخت

• حداقل مشخصات فروشنده

صورتحساب نوع سوم نیز برای خریدار اعتبار مالیاتی ایجاد نمی‌کند.

صورتحساب غیرالکترونیکی یا کاغذی

صورتحساب کاغذی فقط برای اشخاصی موضوعیت دارد که مطابق مقررات و مهلت‌های قانونی، همچنان مجاز به صدور صورتحساب غیرالکترونیکی باشند.

اطلاعات این صورتحساب تا حد زیادی مشابه صورتحساب الکترونیکی است؛ با این تفاوت که فیلدهایی مانند شماره منحصر‌به‌فرد مالیاتی، از طریق سامانه مودیان به صورتحساب الکترونیکی اضافه می‌شوند و در فاکتور کاغذی وجود ندارند.

الگوی صورتحساب الکترونیکی چیست؟

نوع صورتحساب مشخص می‌کند چه میزان اطلاعات از خریدار و فروشنده ثبت می‌شود؛ اما «الگوی صورتحساب» براساس نوع فعالیت و ماهیت معامله انتخاب می‌شود.

در دستورالعمل نسخه 7.9 الگوهایی برای فعالیت‌های مختلف پیش‌بینی شده است؛ از جمله:

هر الگو دارای فیلدهای اجباری، اختیاری، مشروط یا خارج از الگو است. بنابراین نمی‌توان یک مجموعه ثابت از اطلاعات را برای همه فعالیت‌ها ارسال کرد. سند تأکید می‌کند که الگوها متناسب با نوع کسب‌وکار طراحی شده‌اند و هر الگو شامل اقلام اختصاصی و مشترک مشخصی است.

موضوع صورتحساب الکترونیکی چیست؟

علاوه بر نوع و الگو، هر صورتحساب دارای یک «موضوع» است. موضوع صورتحساب مشخص می‌کند فاکتور برای ثبت معامله جدید، اصلاح، ابطال یا برگشت کالا صادر شده است.

موضوعات اصلی عبارت‌اند از:

صورتحساب اصلی

اولین صورتحسابی که پس از انجام هر معامله صادر و در سامانه مودیان ثبت می‌شود، صورتحساب اصلی فروش نام دارد.

اگر اطلاعات این فاکتور بعداً نیاز به تغییر داشته باشد، بسته به نوع اشتباه باید صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش صادر شود.

صورتحساب اصلاحی چه زمانی صادر می‌شود؟

صورتحساب اصلاحی زمانی استفاده می‌شود که اصل معامله انجام شده، اما بخشی از اطلاعات قابل‌اصلاح صورتحساب اشتباه ثبت شده باشد.

صورتحساب اصلاحی باید:

• از نظر نوع با صورتحساب مرجع یکسان باشد؛

• از همان الگوی صورتحساب مرجع استفاده کند؛

• شماره منحصر‌به‌فرد مالیاتی صورتحساب مرجع را داشته باشد؛

• به‌عنوان یک صورتحساب جدید در سامانه ثبت شود.

بنابراین صورتحساب قبلی مستقیماً ویرایش نمی‌شود؛ بلکه یک صورتحساب ارجاعی جدید به آن متصل خواهد شد.

چه اطلاعاتی با صورتحساب اصلاحی قابل تغییر نیست؟

براساس دستورالعمل، موارد زیر را نمی‌توان از طریق صورتحساب اصلاحی تغییر داد:

• نوع صورتحساب

• الگوی صورتحساب

• اطلاعات اصلی خریدار

• شناسه کالا یا خدمت

• نرخ مالیات بر ارزش افزوده

برای تغییر این اطلاعات باید صورتحساب مرجع ابطال و یک صورتحساب اصلی جدید صادر شود.

اصلاح تعداد یا مقدار کالا

اگر تعداد یا مقدار یک ردیف اشتباه ثبت شده باشد، امکان اصلاح آن وجود دارد.

در صورت افزایش تعداد، می‌توان صورتحساب اصلاحی یا صورتحساب اصلی جدید صادر کرد؛ اما افزودن یک شناسه کالای جدید به صورتحساب اصلاحی مجاز نیست.

در صورت کاهش تعداد نیز زمانی می‌توان از صورتحساب اصلاحی استفاده کرد که مقدار از ابتدا اشتباه ثبت شده باشد. اگر کاهش ناشی از برگشت واقعی کالا پس از فروش باشد، باید صورتحساب برگشت از فروش صادر شود.

صورتحساب ابطالی چه زمانی لازم است؟

صورتحساب ابطالی برای بی‌اثرکردن یک صورتحساب قبلی صادر می‌شود.

طبق دستورالعمل، در شرایط زیر باید صورتحساب ابطالی صادر شود:

صورتحساب ابطالی باید از نظر نوع و الگو با صورتحساب مرجع مطابقت داشته و شماره منحصر‌به‌فرد مالیاتی آن را در بر بگیرد.

صورتحساب ابطالی را نمی‌توان دوباره به‌عنوان صورتحساب مرجع استفاده کرد. همچنین اگر یک صورتحساب مرجع ابطال شود، صورتحساب‌های اصلاحی یا برگشت از فروش تأییدنشده مرتبط با آن نیز تحت تأثیر قرار می‌گیرند.

صورتحساب برگشت از فروش

اگر پس از انجام معامله فقط بخشی از کالا یا خدمت برگشت داده شود، فروشنده باید صورتحساب برگشت از فروش صادر کند.

این صورتحساب باید:

• از نظر نوع و الگو مطابق صورتحساب مرجع باشد؛

• شماره مالیاتی صورتحساب مرجع را داشته باشد؛

• تعداد یا مقدار کمتری نسبت به صورتحساب مرجع نشان دهد؛

• فقط اقلام باقی‌مانده پس از کسر موارد برگشتی را منعکس کند.

اطلاعات خریدار و نرخ مالیات بر ارزش افزوده در صورتحساب برگشت از فروش قابل تغییر نیست. همچنین اگر تمام اقلام فاکتور برگشت داده شده باشند، به‌جای برگشت از فروش باید صورتحساب ابطالی صادر شود.

صورتحساب موضوع ماده 9 چیست؟

یکی از تغییرات مهم نسخه 7.9، اضافه‌شدن بخش مستقل برای صورتحساب‌های موضوع ماده 9 قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان است.

این سازوکار برای ثبت و اصلاح معاملاتی در نظر گرفته شده که فاصله میان تاریخ صدور صورتحساب و ارسال آن به سامانه، از مهلت مجاز اعلام‌شده توسط سازمان امور مالیاتی بیشتر شده باشد.

برای قرارگرفتن صورتحساب در چارچوب ماده 9 باید:

• فیلد قاعده ارسال صورتحساب با مقدار 1 تکمیل شود؛

• فیلد تاریخ و زمان ثبت صورتحساب مطابق قواعد مربوط تکمیل شود؛

• سایر کنترل‌های نوع، الگو و موضوع صورتحساب رعایت شود.

این امکان برای صورتحساب‌های نوع اول و دوم، موضوعات اصلی، اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش و الگوهای مختلف صورتحساب پیش‌بینی شده است.

تاریخ صدور و تاریخ ثبت صورتحساب چه تفاوتی دارند؟

در نسخه 7.9 میان دو تاریخ تفاوت روشنی وجود دارد:

تاریخ و زمان صدور صورتحساب زمان انجام معامله و صدور فاکتور است.

تاریخ و زمان ثبت صورتحساب زمانی است که صورتحساب برای ثبت در سامانه مودیان آماده یا در چارچوب تعیین‌شده ثبت شده است.

تغییر عنوان «تاریخ و زمان ایجاد» به «تاریخ و زمان ثبت» یکی از تغییرات اصلی نسخه جدید است. این فیلد خصوصاً در صورتحساب‌های موضوع ماده 9 اهمیت دارد.

صورتحساب الکترونیکی از چه بخش‌هایی تشکیل شده است؟

ساختار فنی هر صورتحساب الکترونیکی حسب مورد از چهار بخش اصلی تشکیل می‌شود:

1. سرآمد یا Header

2. بدنه یا Body

3. اطلاعات پرداخت یا Payments

4. اطلاعات تکمیلی یا Extension

این اطلاعات در قالب فایل JSON تولید و به سامانه مودیان ارسال می‌شود.

اطلاعات بخش سرآمد

سرآمد صورتحساب شامل اطلاعات عمومی فاکتور است؛ از جمله:

• شماره منحصر‌به‌فرد مالیاتی

• تاریخ و زمان صدور

• تاریخ و زمان ثبت

• نوع و الگوی صورتحساب

• موضوع صورتحساب

• شماره مالیاتی صورتحساب مرجع

• شماره اقتصادی فروشنده

• اطلاعات خریدار

• روش تسویه

• جمع مبالغ، تخفیفات و مالیات

• قاعده ارسال صورتحساب

• یادداشت‌های 1 و 2

اطلاعات بخش بدنه

در بدنه، اطلاعات هر کالا یا خدمت درج می‌شود:

• شناسه کالا یا خدمت

• شرح کالا یا خدمت

• تعداد یا مقدار

• واحد اندازه‌گیری

• مبلغ واحد

• مبلغ قبل از تخفیف

• مبلغ تخفیف

• مبلغ بعد از تخفیف

• نرخ و مبلغ مالیات بر ارزش افزوده

• سایر مالیات‌ها، عوارض و وجوه قانونی

• مبلغ کل کالا یا خدمت

اطلاعات پرداخت

در بخش پرداخت، اطلاعات مربوط به تراکنش ثبت می‌شود:

• شماره سوئیچ

• شماره پذیرنده

• شماره پایانه

• روش پرداخت

• شماره پیگیری یا مرجع

• شماره کارت پرداخت‌کننده

• شناسه پرداخت‌کننده

• تاریخ و زمان پرداخت

• مبلغ پرداخت‌شده

نمونه کامل JSON در پیوست سند ارائه شده و فیلدهای جدید insr، nti1 و nti2 نیز در بخش header آن قرار گرفته‌اند.

چرا نرم‌افزار واسط سامانه مودیان باید به‌روز باشد؟

با توجه به تغییرات نسخه 7.9، نرم‌افزارهای حسابداری و واسط باید ساختار جدید صورتحساب را پشتیبانی کنند.

یک نرم‌افزار به‌روز باید بتواند:

• نوع و الگوی مناسب صورتحساب را تعیین کند؛

• فیلدهای اجباری هر الگو را کنترل کند؛

• اطلاعات غیرقابل‌اصلاح را تشخیص دهد؛

• صورتحساب اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش را به مرجع صحیح متصل کند؛

• تاریخ صدور و تاریخ ثبت را جداگانه مدیریت کند؛

• قاعده ارسال صورتحساب موضوع ماده 9 را ثبت کند؛

• ساختار JSON نسخه 7.9 را ایجاد کند؛

• خطاهای محاسباتی مبلغ، تخفیف و مالیات را پیش از ارسال شناسایی کند.

استفاده از نرم‌افزار قدیمی ممکن است باعث ارسال ناقص فیلدها، انتخاب اشتباه نوع صورتحساب، ثبت نامعتبر اطلاعات یا دریافت خطای اعتبارسنجی شود.

چک‌لیست صدور صورتحساب در سامانه مودیان

پیش از ارسال هر صورتحساب، موارد زیر را کنترل کنید:

نمونه‌های موجود در فایل PDF

در بخش پیوست‌های دستورالعمل، موارد زیر ارائه شده است:

• نمونه صورتحساب الکترونیکی نوع اول

• نمونه صورتحساب الکترونیکی نوع دوم

• نمونه کامل ساختار JSON صورتحساب

• جدول کدینگ کشورها

• جدول کدینگ شهرها

نمونه صورتحساب نوع اول در صفحه 95، نمونه نوع دوم در صفحه 96 و نمونه JSON در صفحه 97 سند قرار دارد.

جمع‌بندی

دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی نسخه 7.9، مرجع فنی و اجرایی ثبت فاکتور در سامانه مودیان است. این سند نوع و الگوی صورتحساب، اطلاعات اجباری، نحوه محاسبه مبالغ، شرایط اصلاح و ابطال، قواعد برگشت از فروش و سازوکار صورتحساب‌های موضوع ماده 9 را مشخص می‌کند.

مهم‌ترین نکته این است که هر اشتباه را نمی‌توان با صورتحساب اصلاحی برطرف کرد. اطلاعات خریدار، شناسه کالا یا خدمت، نرخ مالیات، نوع و الگوی صورتحساب از مواردی هستند که برای تغییر آن‌ها معمولاً باید صورتحساب قبلی ابطال و فاکتور اصلی جدیدی صادر شود.

همچنین با اضافه‌شدن فیلدهای جدید در نسخه 7.9، ضروری است نرم‌افزار مورد استفاده برای صدور و ارسال صورتحساب با آخرین ساختار فنی سامانه مودیان سازگار باشد.