فاکتور اصلاحی بزنیم یا ابطالی؟ راهنمای انتخاب درست در سامانه مودیان

اشتباه در ثبت صورتحساب الکترونیکی ممکن است برای هر حسابدار یا صاحب کسب‌وکاری اتفاق بیفتد؛ اما مهم‌تر از خود اشتباه، انتخاب اقدام درست برای برطرف‌کردن آن است.

در بعضی موارد باید صورتحساب اصلاحی صادر شود، اما برخی خطاها با اصلاح قابل رفع نیستند و لازم است صورتحساب قبلی ابطال و سپس یک صورتحساب اصلی جدید صادر شود. در مواردی نیز به‌دلیل برگشت واقعی کالا یا خدمت، باید از صورتحساب برگشت از فروش استفاده کرد.

براساس نسخه 7.9 دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی که در تیر 1405 منتشر شده، نوع و الگوی صورتحساب، اطلاعات اصلی خریدار، شناسه کالا یا خدمت و نرخ مالیات بر ارزش افزوده از طریق صورتحساب اصلاحی قابل تغییر نیستند.-

تفاوت صورتحساب اصلاحی و ابطالی چیست؟

صورتحساب اصلاحی زمانی صادر می‌شود که اصل معامله درست و معتبر است، اما بخشی از اطلاعات قابل‌اصلاح صورتحساب اشتباه ثبت شده است؛ برای مثال مبلغ واحد، مقدار، تخفیف یا روش تسویه به‌درستی درج نشده است.

صورتحساب ابطالی زمانی کاربرد دارد که خطا مربوط به اطلاعاتی باشد که سامانه اجازه اصلاح آن‌ها را نمی‌دهد یا اساساً معامله انجام نشده باشد. بعد از ابطال، در صورت تحقق معامله باید یک صورتحساب اصلی جدید با اطلاعات صحیح صادر شود.

قاعده ساده این است:

اگر اصل معامله درست است و اشتباه در اطلاعات قابل‌ویرایش رخ داده، صورتحساب اصلاحی صادر کنید. اگر هویت معامله، خریدار، تاریخ یا شناسه کالا اشتباه است، صورتحساب را ابطال کنید.

چه زمانی صورتحساب اصلاحی و چه زمانی ابطالی صادر کنیم؟

مشتری اشتباه ثبت شده؛ اصلاحی بزنیم یا ابطالی؟

اگر صورتحساب برای شخص یا شرکت اشتباهی صادر شده باشد، امکان تغییر اطلاعات خریدار از طریق صورتحساب اصلاحی وجود ندارد.

اطلاعاتی مانند موارد زیر جزو اقلام اصلی خریدار محسوب می‌شوند:

• شماره اقتصادی

• شناسه ملی یا شماره ملی

• شناسه مشارکت مدنی

• کد فراگیر اتباع خارجی

• کد شعبه و کد پستی خریدار

در این شرایط باید صورتحساب اشتباه را ابطال و یک صورتحساب اصلی جدید برای خریدار صحیح صادر کنید. دستورالعمل صدور صورتحساب نیز تغییر اطلاعات مربوط به خریدار را از موارد الزامی صدور صورتحساب ابطالی معرفی کرده است.

تاریخ صورتحساب اشتباه است؛ چه کاری انجام دهیم؟

اشتباه در تاریخ و زمان معامله با صدور صورتحساب اصلاحی برطرف نمی‌شود. برای تغییر تاریخ معامله باید:

1. صورتحساب قبلی را به‌عنوان صورتحساب مرجع انتخاب کنید.

2. برای آن صورتحساب ابطالی صادر کنید.

3. صورتحساب اصلی جدید را با تاریخ واقعی معامله ثبت کنید.

4. هنگام ارسال مجدد، ضوابط زمانی جاری سامانه مودیان را رعایت کنید.

تغییر دستی تاریخ بدون ابطال صورتحساب قبلی می‌تواند باعث باقی‌ماندن دو سابقه متفاوت برای یک معامله شود.

آیا روش تسویه را می‌توان اصلاح کرد؟

بله. اگر معامله نقدی ثبت شده اما در واقع نسیه بوده، یا برعکس، می‌توان برای صورتحساب اصلی یک صورتحساب اصلاحی صادر کرد.

در این حالت لازم است مبلغ نقدی، مبلغ نسیه و سایر اطلاعات وابسته به روش تسویه نیز با یکدیگر سازگار باشند. قواعد کنترلی روش تسویه در نسخه 7.9 دستورالعمل نیز به‌روزرسانی شده‌اند؛ بنابراین نرم‌افزار ارسال صورتحساب باید با نسخه جاری دستورالعمل سازگار باشد. 

اصلاح مبلغ واحد، تخفیف و مقدار

اشتباه در موارد زیر معمولاً با صورتحساب اصلاحی قابل رفع است:

• مبلغ واحد کالا یا خدمت

• مبلغ یا درصد تخفیف

• تعداد یا مقدار

• شرح کالا یا خدمت

• مبالغ مالیات و عوارضی که بر اثر اصلاح اطلاعات قابل‌تغییر مجدداً محاسبه می‌شوند

• روش تسویه

برای مثال، اگر قیمت هر واحد کالا به‌جای 500 هزار تومان، 5 میلیون تومان ثبت شده باشد، اصل معامله همچنان برقرار است و فقط مبلغ اشتباه وارد شده؛ بنابراین باید صورتحساب اصلاحی صادر شود.

اصلاح مقدار؛ تفاوت اشتباه ثبت با برگشت واقعی کالا

در مورد کاهش تعداد یا مقدار باید علت کاهش مشخص شود.

اگر از ابتدا مقدار اشتباه ثبت شده باشد، مثلاً به‌جای 10 عدد، 100 عدد وارد شده باشد، صدور صورتحساب اصلاحی امکان‌پذیر است.

اما اگر 10 عدد واقعاً فروخته شده و مشتری بعداً 3 عدد را برگردانده باشد، بهتر است صورتحساب برگشت از فروش صادر شود؛ زیرا کاهش مقدار ناشی از تغییر واقعی معامله است، نه اشتباه ثبت اطلاعات.

دستورالعمل میان این دو حالت تفاوت قائل شده است: کاهش مقدار به‌علت اشتباه اولیه می‌تواند با صورتحساب اصلاحی انجام شود، اما برگشت واقعی بخشی از کالا یا خدمت در قالب صورتحساب برگشت از فروش ثبت می‌شود. اگر تمام اقلام برگشت داده شوند، باید صورتحساب ابطالی صادر شود.

آیا می‌توان ردیف جدیدی به صورتحساب اصلاحی اضافه کرد؟

اگر ردیف جدید دارای شناسه کالا یا خدمت جدید باشد، نمی‌توان آن را به صورتحساب اصلاحی اضافه کرد.

برای مثال، اگر در فاکتور اصلی «کالای الف» ثبت شده و بعداً متوجه شوید «کالای ب» نیز از قلم افتاده است، دو راه وجود دارد:

• برای کالای جدید یک صورتحساب اصلی جداگانه صادر کنید؛

• صورتحساب قبلی را ابطال و صورتحساب اصلی کامل و جدید صادر کنید.

اما اگر قرار است فقط مقدار همان شناسه کالای موجود افزایش پیدا کند، صدور صورتحساب اصلاحی امکان‌پذیر است. دستورالعمل صراحتاً اعلام می‌کند که افزایش مقدار یک ردیف موجود با صورتحساب اصلاحی مجاز است، ولی افزودن شناسه جدید کالا یا خدمت به صورتحساب اصلاحی امکان‌پذیر نیست.

شناسه کالا یا خدمت اشتباه ثبت شده است

شناسه کالا یا خدمت یکی از اطلاعات غیرقابل‌اصلاح صورتحساب است. بنابراین نمی‌توان در صورتحساب اصلاحی، شناسه اشتباه را حذف و شناسه صحیح را جایگزین کرد.

روش صحیح عبارت است از:

1. ابطال صورتحساب دارای شناسه اشتباه؛

2. انتخاب شناسه معتبر کالا یا خدمت؛

3. صدور صورتحساب اصلی جدید؛

4. بررسی نتیجه نهایی ارسال در کارپوشه.

این موضوع درباره نرخ مالیات بر ارزش افزوده نیز اهمیت دارد. براساس نسخه 7.9، اگر نرخ مالیات مربوط به کالا یا خدمت اشتباه ثبت شده باشد، صورتحساب مرجع باید ابطال و صورتحساب جدید صادر شود. 

اطلاعاتی که با صورتحساب اصلاحی قابل تغییر نیستند

به‌طور خلاصه، برای اصلاح موارد زیر باید صورتحساب قبلی ابطال شود:

صورتحساب مرجع چیست؟

هنگام صدور صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش باید مشخص شود که صورتحساب جدید به کدام صورتحساب قبلی مربوط است.

صورتحساب قبلی در این فرایند صورتحساب مرجع نامیده می‌شود. شماره منحصر‌به‌فرد مالیاتی صورتحساب مرجع باید در صورتحساب ارجاعی درج شود تا سامانه بتواند ارتباط میان دو صورتحساب را تشخیص دهد. صورتحساب‌های اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش در مجموع «صورتحساب‌های ارجاعی» نامیده می‌شوند.

چند مثال کاربردی

مثال اول: کد اقتصادی خریدار اشتباه است

فروشنده صورتحساب را برای شرکت الف صادر کرده، اما کد اقتصادی شرکت ب را وارد کرده است.

اقدام صحیح: صدور صورتحساب ابطالی و سپس صدور صورتحساب اصلی جدید.

مثال دوم: تعداد کالا اشتباه وارد شده است

5 عدد کالا فروخته شده، اما حسابدار به‌اشتباه مقدار 50 را ثبت کرده است.

اقدام صحیح: صدور صورتحساب اصلاحی با مقدار صحیح 5.

مثال سوم: مشتری بخشی از کالا را پس داده است

10 عدد کالا واقعاً تحویل شده، اما مشتری چند روز بعد 3 عدد را برگردانده است.

اقدام صحیح: صدور صورتحساب برگشت از فروش با درج مقدار باقی‌مانده مطابق ضوابط سامانه.

مثال چهارم: یک کالا از فاکتور جا افتاده است

صورتحساب برای کالای الف صادر شده، اما کالای ب نیز در همان معامله فروخته شده و ثبت نشده است.

اقدام صحیح: برای کالای ب صورتحساب اصلی جداگانه صادر شود یا صورتحساب اول ابطال و صورتحساب کامل جدید ثبت شود.

مثال پنجم: روش تسویه اشتباه ثبت شده است

صورتحساب به‌صورت نقدی ثبت شده، اما معامله در واقع نسیه بوده است.

اقدام صحیح: صدور صورتحساب اصلاحی و ثبت اطلاعات صحیح تسویه.

نکات مهم قبل از ارسال صورتحساب ارجاعی

پیش از صدور صورتحساب اصلاحی یا ابطالی، ابتدا بررسی کنید که اشتباه دقیقاً مربوط به کدام فیلد است. سپس شماره منحصر‌به‌فرد مالیاتی صورتحساب مرجع، وضعیت صورتحساب در کارپوشه و آخرین صورتحساب ارجاعی مرتبط با آن را کنترل کنید.

همچنین توجه داشته باشید که صدور صورتحساب اصلاحی یا ابطالی، به معنای ویرایش مستقیم فاکتور قبلی نیست. یک صورتحساب الکترونیکی جدید صادر می‌شود که به صورتحساب مرجع متصل است و آثار اصلاح یا ابطال را در سامانه ثبت می‌کند.

جمع‌بندی

برای انتخاب بین صورتحساب اصلاحی و ابطالی، باید ابتدا مشخص کنید اشتباه به اطلاعات قابل‌اصلاح مربوط است یا اطلاعات اصلی و غیرقابل‌تغییر.

اشتباه در مبلغ واحد، تخفیف، مقدار و روش تسویه معمولاً با صورتحساب اصلاحی برطرف می‌شود. اما اشتباه در خریدار، تاریخ معامله، شناسه کالا یا خدمت، نرخ مالیات بر ارزش افزوده، نوع و الگوی صورتحساب نیازمند ابطال و صدور صورتحساب اصلی جدید است.

همچنین اگر کاهش کالا ناشی از برگشت واقعی پس از فروش باشد، باید میان صورتحساب اصلاحی و برگشت از فروش تفاوت قائل شد. انتخاب اشتباه نوع صورتحساب ارجاعی می‌تواند باعث ثبت نادرست سابقه معامله و ایجاد مغایرت در کارپوشه فروشنده و خریدار شود.