تفاوت تاریخ صدور و تاریخ ارسال صورتحساب در سامانه مودیان؛ چه زمانی مشمول ماده 9 می‌شود؟

تاریخ و زمان صدور صورتحساب فقط یک اطلاعات ساده در فاکتور نیست. فاصله میان زمان صدور صورتحساب و زمان ارسال و ثبت آن در سامانه مودیان می‌تواند تعیین کند که صورتحساب در کدام چارچوب بررسی شود و آیا از نظر سامانه معتبر است یا خیر.

براساس آخرین دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی، اگر صورتحساب پس از مهلت مجاز به سامانه مودیان ارسال شود، باید قواعد خاص صورتحساب‌های موضوع ماده 9 رعایت شود. در غیر این صورت، احتمال نامعتبر شناخته‌شدن صورتحساب وجود دارد.

در نسخه 7.9 دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی که در تیر 1405 منتشر شده، بخش مستقلی برای صورتحساب‌های موضوع ماده 9 در نظر گرفته شده و فیلدهای جدیدی از جمله «قاعده ارسال صورتحساب» به ساختار فنی صورتحساب اضافه شده است. همچنین عنوان «تاریخ و زمان ایجاد صورتحساب» به «تاریخ و زمان ثبت صورتحساب» تغییر کرده است. 

تاریخ و زمان صدور صورتحساب چیست؟

تاریخ و زمان صدور، زمانی است که رویداد مالی اتفاق افتاده و فروشنده صورتحساب مربوط به فروش کالا یا ارائه خدمت را صادر کرده است.

به‌عبارت ساده، این تاریخ باید زمان واقعی انجام معامله را نشان دهد؛ نه زمانی که حسابدار فرصت کرده است اطلاعات فاکتور را در نرم‌افزار وارد کند یا آن را به سامانه مودیان بفرستد.

بنابراین، تغییر غیرواقعی تاریخ صدور با هدف قرارگرفتن صورتحساب در مهلت مجاز، راهکار صحیحی نیست و می‌تواند باعث ایجاد مغایرت میان اسناد حسابداری، قرارداد، گردش بانکی، انبار و اطلاعات ثبت‌شده در سامانه مودیان شود.

تاریخ و زمان ارسال یا ثبت صورتحساب چیست؟

تاریخ و زمان ارسال، زمانی است که اطلاعات صورتحساب برای سامانه مودیان فرستاده می‌شود. در نسخه جدید دستورالعمل، اصطلاح دقیق‌تر «تاریخ و زمان ثبت صورتحساب» برای این فیلد استفاده شده است.

در نتیجه، دو زمان متفاوت در فرایند صورتحساب وجود دارد:

همین فاصله زمانی است که تعیین می‌کند صورتحساب در مهلت عادی ارسال شده یا باید طبق ضوابط صورتحساب‌های موضوع ماده 9 ثبت شود.

مهلت مجاز ارسال صورتحساب به سامانه مودیان چند روز است؟

در حال حاضر، حداکثر فاصله عمومی میان تاریخ صدور صورتحساب الکترونیکی و تاریخ ارسال و ثبت آن در سامانه مودیان 12 روز است. البته ممکن است سازمان امور مالیاتی برای بعضی دوره‌ها، شرایط خاص یا بازه‌های زمانی مشخص، اطلاعیه تمدید جداگانه صادر کند. بنابراین آخرین اطلاعیه‌های رسمی باید در کنار مهلت عمومی بررسی شوند. 

این مهلت به معنای آن نیست که فروشنده می‌تواند صورتحساب را 12 روز بعد از معامله صادر کند. صورتحساب باید در زمان واقعی معامله صادر شود؛ اما مؤدی برای ارسال و ثبت اطلاعات آن در سامانه مودیان، مهلت اعلام‌شده را در اختیار دارد.

صورتحساب موضوع ماده 9 چیست؟

ماده 9 قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان فقط به تأخیر در ارسال صورتحساب محدود نمی‌شود. کتمان فعالیت یا معامله، خودداری از صدور صورتحساب، کم‌اظهاری و بیش‌اظهاری قیمت یا مقدار فروش نیز در متن این ماده مورد توجه قرار گرفته است. 

بااین‌حال، در دستورالعمل فنی جدید، سازوکاری برای ثبت صورتحساب‌هایی پیش‌بینی شده که فاصله صدور تا ارسال آن‌ها از مهلت مجاز بیشتر شده است.

برای ثبت این صورتحساب‌ها لازم است:

• فیلد «قاعده ارسال صورتحساب» تکمیل شود؛

• مقدار قاعده ارسال برابر با 1 قرار گیرد؛

• تاریخ و زمان ثبت صورتحساب مطابق قواعد دستورالعمل وارد شود؛

• سایر کنترل‌های مربوط به نوع، الگو و موضوع صورتحساب رعایت شود.

دستورالعمل رسمی تصریح می‌کند که در صورت گذشتن از مهلت مجاز، تکمیل قاعده ارسال با مقدار یک و ثبت صحیح تاریخ و زمان ثبت، صورتحساب را در چارچوب صورتحساب موضوع ماده 9 قرار می‌دهد.

سه حالت مهم زمان ارسال صورتحساب

وضعیت صورتحساب بر اساس فاصله میان صدور و ارسال، در یکی از سه حالت زیر قرار می‌گیرد:

حالت اول: ارسال صورتحساب در مهلت مجاز

اگر فاصله زمانی میان صدور صورتحساب و ارسال آن به سامانه مودیان کمتر از مهلت مجاز باشد، صورتحساب غیرموضوع ماده 9 محسوب می‌شود.

در این وضعیت نیازی نیست فیلد قاعده ارسال با مقدار یک تکمیل شود و صورتحساب طبق فرایند عادی ثبت خواهد شد.

حالت دوم: ارسال پس از مهلت، با رعایت قواعد ماده 9

اگر صورتحساب پس از پایان مهلت مجاز ارسال شود، اما قاعده ارسال صورتحساب برابر با یک قرار گیرد و تاریخ و زمان ثبت نیز طبق دستورالعمل تکمیل شود، صورتحساب به‌عنوان صورتحساب موضوع ماده 9 شناخته خواهد شد.

این صورتحساب صرفاً به دلیل ارسال دیرهنگام، به‌صورت خودکار نامعتبر نمی‌شود؛ بلکه در چارچوب قواعد مربوط به ماده 9 ثبت و بررسی خواهد شد.

حالت سوم: ارسال پس از مهلت، بدون رعایت قواعد ماده 9

اگر فاصله صدور تا ارسال بیشتر از مهلت مجاز باشد و نرم‌افزار یا ارسال‌کننده صورتحساب، فیلدهای مربوط به ماده 9 را به‌درستی تکمیل نکند، صورتحساب نامعتبر خواهد شد.

یکی از خطاهای احتمالی در این شرایط، خطای زیر است:

فیلد «قاعده ارسال صورتحساب» خالی است.

این خطا نشان می‌دهد سامانه تشخیص داده است صورتحساب خارج از مهلت مجاز ارسال شده، اما اطلاعات الزامی مرتبط با قاعده ارسال در آن وجود ندارد.

یک مثال ساده

فرض کنید یک شرکت، صورتحساب فروش خود را در تاریخ اول مرداد صادر کرده است.

سناریوی اول

صورتحساب در همان بازه 12روزه به سامانه مودیان ارسال می‌شود.

نتیجه: صورتحساب غیرموضوع ماده 9 است و به‌صورت عادی بررسی می‌شود.

سناریوی دوم

صورتحساب بعد از پایان مهلت مجاز ارسال می‌شود، اما نرم‌افزار فیلد قاعده ارسال را با مقدار یک تکمیل کرده و تاریخ و زمان ثبت نیز به‌درستی درج شده است.

نتیجه: صورتحساب موضوع ماده 9 محسوب می‌شود.

سناریوی سوم

صورتحساب پس از مهلت مجاز ارسال می‌شود، اما فیلد قاعده ارسال خالی است یا تاریخ ثبت مطابق دستورالعمل تکمیل نشده است.

نتیجه: صورتحساب نامعتبر خواهد شد و ممکن است سامانه آن را با خطای اعتبارسنجی رد کند.

چرا نرم‌افزارهای واسط سامانه مودیان باید به‌روزرسانی شوند؟

در نسخه 7.9 دستورالعمل، سه فیلد جدید زیر به ساختار صورتحساب اضافه شده‌اند:

همچنین قواعد کنترل تاریخ صدور، تاریخ ثبت و صورتحساب‌های موضوع ماده 9 تغییر کرده یا تکمیل شده‌اند. 

بنابراین نرم‌افزارهای حسابداری و واسط سامانه مودیان باید بتوانند:

• فاصله تاریخ صدور تا زمان ارسال را تشخیص دهند؛

• صورتحساب‌های خارج از مهلت را شناسایی کنند؛

• فیلد قاعده ارسال را با مقدار صحیح تکمیل کنند؛

• تاریخ و زمان ثبت را مطابق نسخه جدید دستورالعمل ارسال کنند؛

• از ارسال صورتحساب نامعتبر جلوگیری کنند؛

• نتیجه نهایی ثبت صورتحساب را از سامانه استعلام بگیرند.

استفاده از نسخه قدیمی نرم‌افزار ممکن است باعث خالی‌ماندن فیلدهای جدید، دریافت خطای سامانه یا نامعتبر شناخته‌شدن صورتحساب شود.

نکات مهم برای جلوگیری از نامعتبرشدن صورتحساب

پیش از ارسال صورتحساب‌های قدیمی یا جامانده، موارد زیر را بررسی کنید:

1. تاریخ صدور باید با تاریخ واقعی معامله مطابقت داشته باشد.

2. فاصله صدور تا ارسال باید به‌درستی محاسبه شود.

3. اطلاعیه‌های تمدید مهلت سازمان امور مالیاتی بررسی شود.

4. برای صورتحساب خارج از مهلت، قاعده ارسال برابر با یک ثبت شود.

5. تاریخ و زمان ثبت صورتحساب مطابق دستورالعمل تکمیل شود.

6. نرم‌افزار واسط با نسخه 7.9 دستورالعمل سازگار باشد.

7. پس از ارسال، وضعیت صورتحساب در سامانه استعلام شود.

8. صرف دریافت پیام ارسال، به معنای ثبت موفق صورتحساب تلقی نشود.

پرسش‌های متداول

آیا هر صورتحساب دیرارسال‌شده نامعتبر است؟

خیر. اگر صورتحساب بعد از مهلت مجاز ارسال شود، اما قواعد صورتحساب موضوع ماده 9، از جمله قاعده ارسال برابر با یک و تاریخ ثبت صحیح، رعایت شده باشد، صورتحساب در چارچوب ماده 9 ثبت می‌شود.

قاعده ارسال صورتحساب چه مقداری دارد؟

برای صورتحساب‌هایی که فاصله صدور تا ارسال آن‌ها بیشتر از مهلت مجاز است، مقدار فیلد قاعده ارسال باید یک باشد.

اگر قاعده ارسال خالی باشد چه اتفاقی می‌افتد؟

در صورتحساب خارج از مهلت، خالی‌بودن این فیلد می‌تواند باعث دریافت خطای «فیلد قاعده ارسال صورتحساب خالی است» یا نامعتبر شناخته‌شدن صورتحساب شود.

آیا می‌توان تاریخ صدور را تغییر داد تا صورتحساب در مهلت قرار بگیرد؟

تاریخ صدور باید زمان واقعی رویداد مالی را نشان دهد. تغییر غیرواقعی تاریخ می‌تواند باعث مغایرت با دفاتر، قراردادها، انبار، پرداخت‌ها و سایر اسناد شود.

آیا مهلت 12روزه همیشه ثابت است؟

مهلت عمومی فعلی 12 روز است؛ اما ممکن است سازمان امور مالیاتی در شرایط خاص برای یک دوره یا بازه مشخص، تمدید جداگانه اعلام کند. آخرین اطلاعیه رسمی باید در زمان ارسال بررسی شود.

جمع‌بندی

فاصله میان تاریخ صدور صورتحساب و تاریخ ارسال و ثبت آن در سامانه مودیان، نقش مستقیمی در وضعیت اعتبار صورتحساب دارد.

اگر صورتحساب در مهلت مجاز ارسال شود، غیرموضوع ماده 9 است. اگر بعد از مهلت ارسال شود اما قاعده ارسال و تاریخ ثبت به‌درستی تکمیل شده باشد، صورتحساب در چارچوب ماده 9 قرار می‌گیرد. در مقابل، ارسال پس از مهلت بدون رعایت این قواعد می‌تواند به نامعتبرشدن صورتحساب منجر شود.

به همین دلیل، استفاده از نرم‌افزار حسابداری یا نرم‌افزار واسط به‌روز، کنترل زمان صدور و ارسال و استعلام نتیجه نهایی صورتحساب، برای جلوگیری از خطاهای مالیاتی ضروری است.